Extra oplossingen om ICT projecten te laten slagen
Iedereen wil dat het softwareproject in zijn of haar organisatie in één keer slaagt, zodat de software doet wat de bedoeling was, iedere gebruiker van het nieuwe systeem laaiend enthousiast is en het project binnen budget en planning blijft. De praktijk is dat dit maar weinig organisaties lukt. De oorzaken daarvan zijn bijna altijd dezelfde: verkeerde uitgangspunten, miscommunicatie en een blind vertrouwen in dat het allemaal goed gaat komen.
Moeras
Worden er in het begin van het project al fouten gemaakt, dan wordt het steeds lastiger om deze later nog te corrigeren. Zonder het zelf in de gaten te hebben wordt de vaste grond onder de voeten van het projectteam en het management dan vervangen door moeras. Komt dan de realisatie dat het ICT project niet zo verloopt zoals het plan was, dan worden verwoede pogingen ondernomen om ‘zichzelf aan de haren uit dat moeras te trekken’, zoals Wolter Toet (auteur van Komt een CEO bij de IT dokter) het verwoordt. Tevergeefs overigens; het project ontspoort alleen maar verder en het getouwtrek tussen opdrachtgever en leverancier begint. Misschien had een onafhankelijk expert deze situatie kunnen voorkomen.
In het kort, waarom gaat het mis?
- Slecht vooronderzoek waardoor aannames verkeerd zijn. Pas tijdens het ICT project worden deze duidelijk.
- Er wordt bij voorbaat aangenomen dat de standaardsoftware van de leverancier al de oplossing biedt en dat nauwelijks maatwerk nodig is. In de loop van het project blijkt er toch steeds meer maatwerk nodig te zijn. De complexiteit hiervan was niet voorzien. De oplopende kosten en de steeds verder opgeschoven opleverdatum ook niet.
- Terwijl al duidelijk is dat het project niet gaat lukken, wordt er doorgegaan. Er was namelijk nieuwe software beloofd en reputaties staan op het spel. Doorgaan is belangrijker, ook als nog niet duidelijk is aan welke (steeds veranderende) eisen de nieuwe software moet voldoen.
- Softwareleveranciers schatten ICT projecten te positief in, onderschatten de complexiteit ervan of overschatten hun eigen capaciteiten. Zij dekken zich in tegen meerwerk. Omdat zij daar zelf niet slechter van worden, is de kans niet groot dat zij op de rem gaan staan als het project in problemen komt.
- ICT projecten worden teveel als één geheel gezien. In delen ophakken en die stap voor stap opleveren, kan beter zijn.
- Het ontbreekt aan regie, ook al waren taken en bevoegdheden duidelijk bepaald. Bestuurders laten de verantwoordelijk voor de regie liever over aan een derde van buitenaf.
- Er wordt een systeem ontwikkeld waar niemand op zit te wachten. In iedere nieuwe projectfase groeit de weerstand tegen de nieuwe oplossing.
- Contracten zijn onvolledig of onduidelijk, zodat het lastig wordt om op basis van afspraken of procedures tot een minnelijke oplossing te komen.
Onafhankelijk expert
Als ICT projecten mislopen is de kans klein dat de opdrachtgever, leverancier en externe consultants daar samen snel uitkomen. Het is daarom een goed idee om ook een jurist aan het uitvoerende team toe te voegen. Deze kan als onafhankelijke expert de voortgang van het project en het naleven van de contracten in de gaten houden. Doen er zich dan problemen voor, dan is ingrijpen op juridische gronden snel geregeld.
Suggesties om verder te lezen
De 7 keuzes bij nieuwe bedrijfssoftware (Artikel)
Nieuwe software? Trap niet in deze valkuil (Artikel)
Zo pakt u uw softwareproject aan (PDF)
Waarom IT projecten mislukken (e-boek)
Gratis voor u beschikbaar
Bedrijfssoftware box (voor selectie van ERP, CRM, HRM, DMS, TMS, BI oplossingen)
Ook interessant
Nieuws en ontwikkelingen (ICT nieuwsbrief)
Alle gratis boeken (ICTboekensite.nl)
Alle whitepapers (ICTwhitepapers.nl)