Legacy software versus verouderde software
Bedrijfssoftware ‘slijt’. Op enig moment komt u dan ook tot de conclusie dat uw software en systemen uw organisatie niet meer de functionaliteit kunnen bieden die u eigenlijk nodig heeft. U staat dan voor de keuze: de software vervangen of behouden en aanpassen. Om te kunnen bepalen wat in uw situatie de beste keuze is, moet u weten of uw huidige oplossing legacy of verouderde software is. Als u dit onderscheid goed kunt maken, weet u wat u te doen staat.
Legacy versus verouderd
In het mkb komen zowel legacy software als verouderde software veelvuldig voor. Soms ook gelijktijdig. Hoewel beide situaties gemeenschappelijk hebben dat het om ‘oude’ software gaat, zijn deze wezenlijk verschillend en hebben ze verschillende oplossingen. Vraag is dus wanneer we spreken van legacy software en wanneer van verouderde software.
Wat is een legacy omgeving?
Legacy software is nagenoeg altijd bedrijfskritische software; uw belangrijkste bedrijfsprocessen draaien er op. Ooit, en vaak is dat al 10 tot 20 jaar geleden, is deze software door uw eigen IT afdeling ontwikkeld of is er een basispakket aangeschaft die uw IT afdeling, meestal met behulp van externe expertise, heeft geïmplementeerd. Nagenoeg altijd is er tijdens die implementatie belangrijk maatwerk toegevoegd. Dat was toen gebruikelijk.
In de jaren na de eerste implementatie van de software heeft uw eigen IT afdeling deze beheerd en doorontwikkeld op basis van nieuwe eisen en wensen. Het was de belangrijkste software in uw bedrijf, de ‘backbone’ van uw bedrijfsvoering en juist daarom voelde uw IT afdeling de verantwoordelijkheid om dit zo goed mogelijk te laten draaien. Vaak zijn er ook nieuwe pakketten eromheen aangeschaft en gekoppeld aan de oude backbone. Dat was bijvoorbeeld het geval voor een klantenportal, WMS oplossing, servicemodule of HRM pakket. Stap voor stap is hierdoor een IT landschap ontstaan dat we een bloemkoolarchitectuur noemen.
De dikke stronk in het midden van de bloemkoolarchitectuur is de echte legacy software. De nieuw aangekochte of deels zelfontwikkelde applicaties eromheen vormen de rest van de bloemkool. Sommige van deze applicaties worden gebruikt voor de bedrijfskritische processen in uw bedrijfsvoering, andere voor de processen die minder kritisch zijn, maar waar u toch niet zonder kunt, zoals HRM.
Kenmerken legacy omgeving
Het op deze manier ontstane IT landschap wordt een legacy omgeving genoemd, uw ‘IT erfenis’. Kenmerkend voor deze omgeving zijn meerdere eigenschappen, die voor problemen en risico’s kunnen zorgen:
- Het beheer wordt steeds gecompliceerder. Dat komt vooral, omdat de expertise om dit geheel te kunnen beheren volledig bij uw IT afdeling ligt. Daar zitten de ‘oude’ experts die nog weten hoe een en ander ooit gebouwd is. Als die experts uw bedrijf verlaten of met pensioen gaan, is de kennis hierover weg. De animo van jongeren om zich te verdiepen in uw legacy omgeving is niet groot. Die gaan veel liever met nieuwe IT aan de slag. Bovendien wordt het inhuren van expertise van buitenaf steeds moeilijker.
- De doorontwikkeling gaat steeds moeilijker en langzamer. Het wordt daardoor steeds lastiger om de legacy software aan nieuwe eisen en wensen te laten voldoen. Dat komt deels omdat er onvoldoende expertise is, maar vooral omdat het geheel uiterst complex geworden is en met iedere nieuwe ontwikkeling alleen maar steeds complexer wordt.
- De software wordt steeds meer uw eigen verantwoordelijkheid. Het kloppende hart van ‘de bloemkool’ is volledig uw eigen software geworden. Daarmee is het ook uw verantwoordelijkheid geworden en dus uw probleem. Uiteraard zijn er externe partijen die u willen helpen, maar zij kunnen en willen de verantwoordelijkheid niet overnemen.
Voorbeelden van dit soort legacy omgevingen zijn:
- Een zelfontwikkelde mainframe omgeving, waaromheen diverse oplossingen gebouwd of nieuw aangeschaft zijn, die allemaal volledig aangepast zijn aan de werkwijze en het datamodel van het oude mainframe.
- Een oud ERP pakket, dat geïmplementeerd is met veel maatwerk, dat vervolgens doorontwikkeld is. Er is bijgebouwd, aangepast en gekoppeld. Van dit ERP pakket zijn wel nieuwe versies beschikbaar, maar om deze te kunnen installeren moet vaak alle maatwerk aangepast en herschreven worden. Bijna altijd is dit ondoenlijk en veel te duur.
Kenmerkend voor een legacy omgeving is ook dat de IT afdeling en de legacy software volledig met elkaar vergroeid zijn. Een vergroeiing die ook geldt met uw organisatie en de procesbesturing. Vaak willen zowel de IT afdeling als uw organisatie graag een nieuwe oplossing. Maar de noodzakelijke randvoorwaarde daarvoor, namelijk alles vervangen door nieuwe software en opnieuw implementeren, wordt toch te lange tijd als een brug te ver gezien.
Wat is verouderde software?
In de bovenstaande beschrijving van legacy omgevingen wordt al verwezen naar pakketten die weliswaar gekoppeld zijn aan de legacy backbone, maar slechts beperkt aangepast zijn om deze koppeling mogelijk te maken. Deze software is vaak nog redelijk in originele staat. Maar omdat deze pakketten werden gebruikt door afdelingen die niet behoorden tot de corebusiness van het bedrijf, zijn het beheer en onderhoud achterstallig. De IT afdeling richtte zich telkens primair op het onderhoud en de doorontwikkeling van de legacy software en deze pakketten werden vaak (met een minimaal support contract) in beheer gegeven aan de leverancier. Nieuwe versies werden alleen geladen als daar een dwingende reden voor was. De noodzakelijke aandacht van uw IT afdeling ontbrak. Voorbeelden hiervan zijn HRM software, declaratie- en onkostenapplicaties, tijdregistraties of software voor ondersteunende processen in een mkb productieomgeving. Er is sprake van achterstallig onderhoud.
Als in deze situatie een nieuwe wettelijke verplichting, zoals de AVG met nieuwe eisen aan de bescherming van persoonsgegevens, uw bedrijf toch ‘dwingt’ om de software aan te passen, blijkt dat er sprake is van verouderde software. Het goede nieuws is dat dit vaak redelijk eenvoudig is op te lossen met de leverancier van de software. Mogelijk zal deze gemengde gevoelens hebben omtrent de hernieuwde interesse, hoewel hij natuurlijk weet dat ‘slapende’ klanten vroeg of laat te maken krijgen met veroudering van hun softwareoplossing, zeker als die oplossing geen corebusiness voor hen is.
Juiste stappen zetten
Het gaat bij oude software dus om het herkennen van het probleem of dreigende risico. Weet u of het om legacy software of verouderde software gaat – en dat kunt u nu uit het bovenstaande afleiden – dan kunt u de juiste stappen zetten. Herkent u in uw organisatie legacy software, onderneem dan snel actie. De continuïteit van uw bedrijfsprocessen en dus het functioneren van uw organisatie, loopt gevaar. Constateert u dat uw software verouderd is, ga dan met uw leverancier om tafel zitten om de boel weer op te frissen.
Hulp nodig?
Bent u het overzicht kwijt en twijfelt u over wat wel of niet verstandig is, laat u dan onafhankelijk adviseren. Een APK van uw ICT landschap is altijd een goed idee om de slijtage van uw bedrijfssoftware in beeld te brengen en tijdig in te grijpen.
Dit artikel is geschreven door Wolter Toet, al vele jaren succesvol in het managen en begeleiden van softwareprojecten bij mkb en grote organisaties, kennispartner van het ICT informatiecentrum en schrijver van het veelgeprezen boek ‘Komt een CEO bij de IT dokter‘. U kunt dit boek gratis ontvangen als onderdeel van een bedrijfssoftware box.