Nieuwe bedrijfssoftware: users willen, maar de baas niet
Gebruikers van verouderde bedrijfssoftware ervaren daar doorlopend nadelen van. Sommigen hebben daar vrede mee. Anderen willen wel veranderen, maar zien het IT project niet zitten. Te druk. En wie wel wil vernieuwen en daar goede argumenten voor heeft, botst met een directie die niet wil. Want ‘het gaat toch goed zo?’. Als onverschilligheid, angst, vooruit willen en een gebrek aan visie en IT kennis samenvallen in één organisatie, komen nieuwe IT projecten pas van de grond, als het eigenlijk al te laat is.
Het bovenstaande is de situatie bij een bestaande organisatie, maar speelt bij veel meer organisaties. Het ICT informatiecentrum spreekt deze organisaties, als het vooruitdenkende deel ervan zich verdiept in nieuwe mogelijkheden en onderzoekt hoe zij het IT project zullen aanpakken. Wat is het probleem?
Verouderd maar tevreden
De betreffende organisatie heeft ongeveer 40 medewerkers en levert diensten aan particulieren. De organisatie beschikt over een klantinformatiesysteem (CRM), een documentbeheersysteem en een financieel pakket. De gebruikte software is afgestemd op hun branche en al langere tijd in gebruik. Er wordt gebruik gemaakt van de cloud, intranet en een website. Tot zover klinkt dat best goed.
De meerderheid van de medewerkers is echter van mening dat de huidige manier van werken verouderd is en dat er mogelijkheden liggen om efficiënter te werken. Gebruikers van de huidige software ervaren dagelijks dat deze niet naar behoren werkt. Dat er gebruik gemaakt wordt van verschillende systemen, maakt het werken er ook niet prettiger op. Bovendien verloopt de uitwisseling van data niet lekker, met alle sores van dien. Mopperende werknemers dus, die ervan overtuigd zijn dat moderne, nieuwe bedrijfssoftware veel problemen en beperkingen kan oplossen.
|
Herkenbaar?
Weet u dat vervanging van uw bedrijfssoftware eraan zit te komen, bereid uw IT project dan voor met een gratis bedrijfssoftware box van het ICT informatiecentrum. Dan combineert u kennis, informatie en een goed gesprek met leveranciers, zodat u het pad naar verbetering kunt bepalen.
|
Rem op IT vernieuwingen
Verbeteringen zitten er voorlopig helaas nog niet in. Telkens als vervanging van de software ter sprake wordt gebracht bij de directie, wordt de dialoog afgekapt. Het management is er niet van overtuigd dat er nieuwe bedrijfssoftware nodig is, want ‘het werkt’, ‘het gaat toch goed zo’, ‘iedereen kan hiermee werken’, ‘nieuwe software biedt ons ook geen garanties’ en uiteraard de dooddoener ‘er is geen budget’. Dat met deze afwijzende houding de vernieuwing nooit op gang zal komen, wordt niet gerealiseerd. Daarbij komen nog drie factoren, die ook niet bijdragen aan het in gang zetten van de vernieuwing.
-
1. Een kleine groep medewerkers vindt de huidige situatie best en hoeft niet zo nodig nieuwe software. De huidige manier van werken is misschien niet ideaal, maar starten met een veranderingstraject zien zij ook niet zitten. Het is al druk genoeg. Zij werken de vernieuwing een beetje tegen.
2. De al wat oudere CEO heeft weinig verstand van IT. Hij vindt dat de huidige organisatie al modern genoeg is en prima functioneert. Een voorspelbaar standpunt voor iemand die zelf verantwoordelijk is voor de huidige situatie en niet echt openstaat voor innovatie en commentaar. Saillant: de CEO gaat binnen een paar jaar met pensioen.
3. De organisatie heeft geen IT manager of specialist in huis. De medewerker die intern als IT beheerder en probleemoplosser optreedt, doet dat erbij als hobby. Een extern bedrijf regelt de ingewikkelde zaken rondom het beheer. Zij nemen geen enkel initiatief om processen te verbeteren en problemen voortijdig op te lossen. Ongevraagd advies wordt niet gegeven. De maandelijkse facturen vormen een mooie inkomstenbron.
Een struisvogel weet niet wat hij niet ziet
Iedere organisatie vaart wel bij effectieve processen, efficiënte werkwijzen, tevreden medewerkers, stabiele IT oplossingen en een heldere toekomstvisie. Om dat voor elkaar te krijgen, is het nodig om doorlopend te zoeken naar mogelijkheden voor verbetering. Klanten, medewerkers, externe adviseurs, management, allemaal kunnen zij daar een bijdrage aan leveren. Bovendien hebben zij een mening die gehoord mag worden. Het is aan de CEO, DGA of andere eindverantwoordelijken om daar iets mee te doen; om daaruit procesverbeteringen te destilleren, om wensen en eisen te leren kennen, om nieuwe kansen te ontdekken. Kortom, om te weten hoe het beter, sneller, effectiever en efficiënter kan. Of bedrijfsprocessen wel of niet beter worden door het vervangen van de bedrijfssoftware, valt niet te zeggen zonder kennis van de mogelijkheden van nieuwe IT oplossingen.
Voorblijven
Iedere organisatie zou zich moeten realiseren dat zij vroeg of laat toe is aan nieuwe bedrijfssoftware. Praten met specialisten, lezen over de ontwikkelingen, proberen deze te begrijpen en te vertalen naar kansen voor de organisatie; dat is allemaal belangrijk. Spreek daarom met leveranciers van bedrijfssoftware en geef ze de ruimte om te laten zien welke oplossingen er zijn. Nieuwe kennis geeft nieuwe inzichten in hoe bedrijfsprocessen beter kunnen worden. Geen manager of directeur zou over de IT nog moeten zeggen ‘het gaat toch goed zo’. Met de vraag ‘vertel me hoe jij denkt dat het beter kan’ aan medewerkers, adviseurs en specialisten, komt de organisatie gegarandeerd verder. Met actuele kennis en een heldere visie kan tijdig begonnen worden aan de voorspelbare vervanging van bedrijfssoftware. Organisaties en directies die deze kennis en een visie hebben, blijven IT problemen voor. En niet alleen de problemen. Ook concurrentie, morrende medewerkers en tegenvallende resultaten blijven zij voor.
U reactie is welkom
Dit artikel heeft het ICT informatiecentrum gepubliceerd als blog of eyeopener. Het bevat een eigen visie van de auteur op een specifiek ICT thema en roept wellicht een reactie bij u op. Wij horen die graag! Contact
Hoe verder?
Over de toepassing en mogelijkheden van bedrijfssoftware vindt u veel informatie op deze website en in de gratis boeken en whitepapers van het ICT informatiecentrum. Wilt u nieuwe bedrijfssoftware kiezen en implementeren, maak dan gebruik van de gratis bedrijfssoftware box.