Uitstelgedrag bij IT projecten - ICTinformatiecentrum.nl

Uitstelgedrag bij IT projecten

Uitstelgedrag bij IT projecten. Herkenbaar?

Er wordt al een tijdje over nieuwe bedrijfssoftware gesproken. Iedere keer als de nadelen van de huidige software weer worden ervaren, wordt het voornemen herhaald om nu echt te gaan zoeken naar vervanging daarvan. Kort daarna gaat iedereen weer over tot de orde van de dag. Zelfs als de behoefte aan een nieuwe ERP, CRM, HRM, document management of logistieke oplossing groot is, kan het lastig zijn om er werk van te maken. Veel organisaties en hun IT projecten hebben last van uitstelgedrag. In dit artikel 8 tips om uw project wel in gang te zetten.

Waar begint uw softwareproject?

Als de software voor de belangrijkste processen in uw organisatie werkt zoals de bedoeling is, staat vernieuwing niet op de agenda. Uit oogpunt van IT beheer zou u zich kunnen realiseren dat uw software over een paar jaar aan vervanging toe is. Maar in de praktijk zijn de eerste voortekenen van een naderend project als huidige oplossingen niet meer bieden wat u aan mogelijkheden wilt of als nieuwe oplossingen u veel extra voordelen gaan bieden.

Na verloop van tijd worden de nadelen van de software die u nu gebruikt steeds zichtbaarder. Gebruikers beginnen te mopperen over functies die niet werken of ontbreken. Noodzakelijke rapportages blijken onmogelijk. Tussenoplossingen met Excel worden te omslachtig of werken niet meer. Of koppelingen met andere systemen haperen. Het vermoeden dat nieuwe bedrijfssoftware voordelen gaat bieden, wordt langzamerhand de overtuiging dat er nu echt iets moet gebeuren. Maar los van de terugkerende conclusie dat vernieuwing noodzakelijk is, gebeurt er weinig. Hoe komt dat?
 

Als na veelvuldig uitstel IT projecten eenmaal afgerond zijn, wordt vaak verzucht ‘Dat hadden we veel eerder moeten doen’. Achteraf is dan ook bijna altijd de conclusie dat het uitstel meer nadelen heeft gebracht, dan voordelen.

Uitstellen: niet goed en toch doen …

Uitstelgedrag wordt omschreven als het uitstellen van taken die mensen eigenlijk willen of moeten doen en waarbij zij weten dat dit uitstel niet goed is en tot problemen zal leiden. Een gebrek aan discipline wordt vaak als belangrijkste oorzaak genoemd. Veel uitstel is te wijten aan het ontbreken van doelen op de lange en vooral ook korte termijn. Organisaties die zich geen beeld vormen van hun toekomstige ICT toepassingen, hebben er dan ook veel meer last van dan de organisaties die daarop wel een visie hebben ontwikkeld. Twijfel aan de hoeveelheid eigen kennis en de afhankelijkheid van de kennis van anderen, kunnen ook barrières zijn om softwareprojecten van de grond te krijgen. Interne verdeeldheid over de te volgen koers werkt ook niet mee. En dat geldt eveneens voor het streven naar perfectie. Een pragmatische benadering leidt eerder tot actie, dan een streven naar de ultieme oplossing die wat verder van de realiteit afstaat. Het ontbreken van tijd en budget wordt ook vaak aangevoerd. Maar het achterliggende argument daarvan is eigenlijk een gebrek aan urgentie; het besef hoe belangrijk het is om als moderne organisatie te werken met moderne bedrijfssoftware.

In actie komen

Als na veelvuldig uitstel projecten eenmaal afgerond zijn, wordt vaak verzucht ‘Dat hadden we veel eerder moeten doen’. Achteraf is dan ook bijna altijd de conclusie dat het uitstel meer nadelen heeft gebracht, dan voordelen. Dus waarom zou u het niet direct goed doen? Hieronder 8 tips om u daarbij te helpen.

1. Geef aandacht aan vernieuwing
Zet vernieuwing van uw ICT op uw agenda. Brainstorm dan met de belangrijkste betrokkenen met als centrale vraag hoe uw organisatie het op het gebied van ICT beter kan doen. Noteer alle ideeën, selecteer de meest kansrijke daaruit en koppel daar acties aan.

2. Neem een concrete vraag als uitgangspunt
Bundel de denkkracht van uw medewerkers door de aandacht gezamenlijk te richten op één vraagstelling. Wat gaat ERP software ons opleveren? Hoeveel beter wordt onze sales met nieuwe CRM software? Wat doet een nieuwe WMS oplossing voor onze leveringsbetrouwbaarheid?

3. Houd het proces gaande
Een onderbreking van de flow is funest voor het proces. Als de motor achter het proces gas terugneemt, neemt ook de interesse af van iedereen die daaraan meewerkt. Maak een planning en deel die met anderen, zodat er een stok achter de deur is om u eraan te houden.

4. Richt u op het resultaat
Focus u in het denkproces over vernieuwing van uw bedrijfssoftware op het resultaat, niet op de weg ernaartoe. Het resultaat biedt u het vooruitzicht op de voordelen. De weg ernaartoe kent in de beginfase nog teveel onzekerheden.

5. Weet de basis van waar het over gaat
Overzie wat u moet doen en weet in eerste instantie in grote lijnen waar het project over gaat. Lees u in over het onderwerp, bijvoorbeeld door de boxen of boeken van het ICT informatiecentrum gratis aan te vragen. Kennis bouwt u rustig op. Alles overzien aan het begin is praktisch onmogelijk.

6. Definieer stappen
Bepaal bij iedere stap ook alvast de volgende stap. Neem geen grote stappen. Regelmatig kleine stapjes zetten is beter en verstoort de dagelijkse werkzaamheden minder. Is dat wel het geval, dan ondervindt u snel weerstand.

7. Overwin drempels
Begin met werkzaamheden waar u tegenop ziet. Doe de werkzaamheden als het kan (op tijd), niet als het moet (te laat). Gebruik geen smoezen om een volgende actie uit te stellen.

8. Volg de ontwikkelingen
Kennis van de mogelijkheden draagt bij aan het zien van kansen. Volg daarom de berichten over de oplossingen die u zoekt, ook als deze niet direct uw grootste interesse hebben. De ict nieuwsbrief (zie onder) is hier een voorbeeld van.


Suggesties om verder te lezen

Nieuwe software is nieuwe kennis (Artikel)
Hoe uw key-users nieuwe softwareoplossingen saborteren (Artikel)
De belangrijkste software selectie adviezen (PDF)
Vijf kansen voor 2019 (Whitepaper)
Waarom IT projecten mislukken (e-boek)

Gratis voor u beschikbaar

Bedrijfssoftware box (voor selectie van ERP, CRM, HRM, DMS, TMS, BI oplossingen)

Ook interessant

Nieuws en ontwikkelingen (ICT nieuwsbrief)
Alle gratis boeken (ICTboekensite.nl)
Alle whitepapers (ICTwhitepapers.nl)