Checklist document management - ICTinformatiecentrum.nl

Checklist: wanneer is het tijd voor document management?

Documenteren is steeds vaker verplicht of gewenst. In de bouw, productieketens, zorg of onderwijs zijn documenten vereist om aan te tonen dat u zich aan de procedures, kwaliteitseisen of milieuregels gehouden hebt. Maar ook voor de informatieoverdracht in werkprocessen die veel samenwerking vragen, zijn documenten onmisbaar. Voor het samenstellen, verwerken, opslaan, weer terugvinden en beschikbaar stellen van deze documenten bestaat een goede oplossing: een document management systeem. Lokaal en in de cloud. Als u er nog geen gebruik maakt, is de logische vraag ‘waarom niet?’

Heb ik een DMS nodig?

Een document management systeem kan om diverse redenen noodzakelijk of gewenst zijn. Om daar achter te komen, kunt u eens kijken naar de onderstaande checklist. Als u meerdere keren ‘ja’ antwoordt, weet u zeker dat een DMS uw werkzaamheden enorm vereenvoudigt.

  • Werkt u met andere partijen samen en spelen documenten een rol in de informatieoverdracht?
  • Werkt u wel eens met meerdere medewerkers aan hetzelfde document?
  • Raakt u wel eens documenten kwijt of kost het terugvinden daarvan u veel tijd?
  • Is het belangrijk om bij te houden wie welke aanpassingen heeft gemaakt in documenten?
  • Zijn er documenten die u wilt kunnen aanroepen en gebruiken vanuit verschillende systemen?
  • Is documentbeheer een vast onderdeel van uw bedrijfsproces?
  • Moet u documenteren om te kunnen voldoen aan kwaliteitseisen?
  • Heeft u behoefte om minder papier in uw organisatie te gebruiken en meer digitaal te doen?
  • Moeten uw documenten toegankelijk zijn via internet?
  • Neemt het aantal interne documenten steeds meer toe?
  • Kunt u documenten snel beschikbaar stellen als uw klanten of anderen daarom vragen?
  • Bestaat er een behoefte om ‘oude’ documenten te archiveren?
  • Raakt u het overzicht op uw documentstroom wel eens kwijt?
  • Bewaren verschillende medewerkers ieder hun eigen versie van bepaalde documenten?
  • Oriënteert u zich al op de verdere digitalisering van uw bedrijfsvoering?
  • Is er meer controle nodig op het e-mailverkeer door uw medewerkers?
  • Wilt u kunnen bepalen wie wel of geen toegang heeft tot bepaalde documenten?
  • Streeft u naar optimalisering van uw workflow?
  • Moet of wilt u documenten bewaren om juridische of wettelijke redenen?

Document management

Ontdek de mogelijkheden
van DMS software
Lees in dit gratis e-boekje wat DMS software is en hoe u uw document management ermee optimaliseert.

Dowload gratis boekje

Conclusie: kan uw document management beter?

Heeft u een paar keer ‘ja’ geantwoord, onderzoek dan de mogelijkheden van een document management systeem. U kunt gratis gebruik maken van de informatie van het ICT informatiecentrum over de keuze van een DMS oplossing. Alles daarvan is voor u gebundeld in de DMS box. Lees hier meer over de DMS box of vraag deze direct aan.