DMS checklist
- Bepaal of u een nieuw ECM of DMS systeem nodig heeft
- Ontdek hoe u uw documentbeheer eenvoudig kunt verbeteren
- Beschik over alle checklists via de ECM box
De onderstaande checklist helpt u om te bepalen of uw organisatie toe is aan nieuwe software voor document management. Checklists voor de selectie en implementatie van ECM (enterprise content management) of DMS software vindt u via de ECM box of de kennisbank. Checklists zijn praktisch en geven u snel inzicht in selectie- of implementatietrajecten, zodat u geen belangrijke stappen en aspecten over het hoofd ziet.
“Nieuwe DMS oplossing? Lees alles over succesvol oriënteren, selecteren en implementeren!”
Waarom DMS software?
Documenteren is steeds vaker verplicht of gewenst. In de bouw, productieketens, zorg of onderwijs zijn documenten vereist om aan te tonen dat u zich aan de procedures, kwaliteitseisen of milieuregels gehouden hebt. Maar ook voor de informatieoverdracht in werkprocessen die veel samenwerking vereisen vragen, zijn documenten onmisbaar. Document management systemen helpen u bij het samenstellen, verwerken, opslaan, terugvinden en beschikbaar stellen van deze documenten. Gaat het naast documenten ook nog om andere digitale content dan worden de softwareoplossingen aangeduid als enterprise content management systemen.
DMS checklist – vragen
Een document management systeem of ECM oplossing kan om diverse redenen noodzakelijk of gewenst zijn. Om daar achter te komen, kunt u de onderstaande checklist gebruiken. Als u meerdere keren bevestigend antwoordt, weet u zeker dat een DMS of ECM oplossing uw processen zal verbeteren en uw werkzaamheden kan vereenvoudigen.
- Werkt u met andere partijen samen en spelen documenten een rol in de informatieoverdracht?
- Werkt u wel eens met meerdere medewerkers aan hetzelfde document?
- Raakt u wel eens documenten of andere digitale content kwijt?
- Kost het terugvinden van documenten en andere content u veel tijd?
- Is het belangrijk om bij te houden wie welke aanpassingen heeft gemaakt in documenten?
- Zijn er documenten die u wilt kunnen aanroepen en gebruiken vanuit verschillende systemen?
- Is documentbeheer een vast onderdeel van uw bedrijfsproces?
- Moet u documenteren om te kunnen voldoen aan kwaliteitseisen?
- Heeft u behoefte om minder papier in uw organisatie te gebruiken en meer digitaal te doen?
- Moeten uw documenten of andere content toegankelijk zijn via internet?
- Neemt het aantal interne documenten steeds meer toe?
- Kunt u documenten snel beschikbaar stellen als uw klanten daarom vragen?
- Bestaat er een behoefte om ‘oude’ documenten te archiveren?
- Raakt u het overzicht op uw documentstroom wel eens kwijt?
- Bewaren verschillende medewerkers ieder hun eigen versie van bepaalde documenten?
- Oriënteert u zich al op de verdere digitalisering en transformatie van uw bedrijfsvoering?
- Is er meer controle nodig op het e-mailverkeer door uw medewerkers?
- Wilt u kunnen bepalen wie wel of geen toegang heeft tot bepaalde documenten?
- Streeft u naar optimalisering van uw workflow?
- Moet of wilt u documenten bewaren om juridische of wettelijke redenen?
DMS checklist – volgende stap
Heeft u een paar keer bevestigend geantwoord, onderzoek dan de mogelijkheden van een document management systeem of ECM oplossing. U kunt gratis gebruik maken van de informatie van het ICT informatiecentrum over de keuze van DMS software. Alles daarvan is voor u gebundeld in de ECM box.
“Download hier uw gratis boeken, whitepapers, checklists en adviezen over document management en ECM.”
