DMS en AVG
- Wat betekent de AVG voor uw document management systeem?
- AVG aandachtspunten en eisen aan uw DMS
- Selecteer ECM en DMS software via de ECM box
De AVG heeft gevolgen voor zakelijke ICT oplossingen waarin persoonsgegevens voorkomen. Dat is bijvoorbeeld het geval in uw CRM, HRM, ERP en administratieve software. Maar omdat er ook veel persoonsgegevens voorkomen in allerlei soorten documenten en andere digitale content, geldt dat ook voor uw documentbeheer en het document management systeem dat u daarbij gebruikt. Wat betekent de AVG voor uw DMS?
“Ontdek de oplossingen, toepassingen en leveranciers van DMS en enterprise content management.”
Document management en AVG
In 2018 is er wetgeving van kracht geworden waarin is vastgelegd hoe bedrijven en overheden moeten omgaan met de persoonsgegevens; de AVG (algemene verordening gegevensbescherming). Een belangrijke aspect van de AVG betreft de beveiliging van persoonsgegevens. Bedrijven en organisaties hebben als beheerder daarvan de verplichting dat deze persoonsgebonden data veilig bewaard wordt en dat er op geen enkele manier misbruik van gemaakt kan worden.
Verwerking en opslag van persoonsgegevens mag niet fout gaan. Gaat het toch mis of zijn verwerking en opslag van gegevens niet in overeenstemming met de AVG, dan is de beheerder daarvan aansprakelijk. De boetes zijn hoog. Omdat u ook over documenten beschikt waarin persoonsgegevens voorkomen, is het belangrijk dat uw document management systeem voorziet in mogelijkheden om de AVG volledig na te leven.
Aandachtspunten voor DMS en AVG
- Ken alle AVG verplichtingen – Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van wat de AVG is en welke verplichtingen er voor u gelden. Over alle aspecten van de AVG leest u in het boekje ‘Zo voldoet u aan AVG/GDPR’ van het ICT informatiecentrum.
- Controleer of uw DMS of ECM software voldoet aan de AVG – U kunt er niet automatisch vanuit gaan dat u met iedere DMS of enterprise content management oplossing automatisch voldoet aan de AVG. Onderzoek in hoeverre u met uw huidige DMS of ECM systeem kunt voldoen aan de AVG. Bent u toe aan een nieuw document management systeem, controleer dan goed of uw workflows en bedrijfsprocessen hier ‘AVG proof’ mee uitgevoerd kunnen worden.
- Tref zelf technische maatregelen – De AVG vertelt u alleen de eisen en zegt niets over de technologie die u nodig heeft om alle veiligheden te garanderen. Vraag uw DMS leverancier of ECM adviseur naar de technische aspecten.
Voordelen van een DMS
Het naleven van de AVG is gemakkelijker met DMS software dan zonder. Dit komt omdat een document management systeem structuur aanbrengt in de documentstromen en de opslag ervan. U weet dus beter waar welke informatie staat en kunt eenvoudig bepalen wie daarvan gebruik mag maken. Een DMS of ECM systeem geeft u meer controle en flexibiliteit bij het beheer van documenten en andere digitale content. Hierdoor kunt u eenvoudiger voldoen aan de AVG.
“Maak kennis met de IT oplossingen voor het beheer van documenten en andere digitale content.”
Eisen aan een DMS
De AVG bepaalt indirect de eisen die u aan uw document management oplossing stelt. Zo moet uw DMS op drie punten absolute zekerheid bieden:
- Vertrouwelijkheid – Het systeem moet u bescherming bieden tegen onbevoegd gebruik.
- Integriteit – De software moet de volledigheid en juistheid van de informatie kunnen waarborgen.
- Beschikbaarheid – Documenten en andere content moeten veilig zijn voor de gebruikers.
Daarnaast is het kunnen bijhouden van een register van de verwerkingsactiviteiten belangrijk en moet het DMS beschikken over een geïntegreerde beveiliging en compliance. Gebruikers moeten dankzij het gebruik van beveiligingssleutels, tokens, twee stappen verificatie en/of encryptie de zekerheid hebben dat hun handelingen veilig zijn. Datalekken moeten uitgesloten kunnen worden. Tevens moet het DMS kunnen bijhouden wie toegang heeft gehad tot bepaalde informatie en welke bewerkingen hebben plaatsgevonden.
Voldoen aan de AVG
Een document management systeem of ECM systeem stelt u dus in staat om optimaal te voldoen aan de wettelijke eisen ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens. U verkleint de kans aansprakelijk gesteld te worden voor fouten en verbetert uw workflows en bedrijfsprocessen.
“Nieuwe DMS oplossing? Lees alles over succesvol oriënteren, selecteren en implementeren!”