DMS pakketselectie | Tips - ICTinformatiecentrum.nl

DMS pakketselectie

Belangrijke beslissingen met grote gevolgen

Het is lastig alle criteria te overzien op basis waarvan u DMS software selecteert. Het ICT informatiecentrum biedt u een overzicht van alle belangrijke aspecten.

DMS pakketselectie

Wellicht bent u als eindverantwoordelijke, projectleider of op een andere manier betrokken bij een DMS pakketselectie. Dan weet u hoe lastig en complex het is om het selectietraject en het vervolg van uw DMS project succesvol uit te voeren. Om u daarbij te helpen biedt het ICT informatiecentrum u de DMS box, met tools en informatie over de selectie en implementatie van DMS software.

DMS pakketselectie

Tips over DMS pakketselectie

  • Projecten rond document management kunnen complexe projecten zijn, ondermeer vanwege het enorme aanbod van DMS systemen, de lastige analyse van uw bedrijfsproces en bijna vele mogelijkheden om DMS software te configureren. Hulp is bijna altijd nodig. Wacht daar niet mee tot u vastloopt.
  • Vaar bij DMS pakketselectie niet blind op wat externe consultants u adviseren. Bouw altijd ook zelf kennis op over het selectie- en implementatietraject. Zorg dat u iedere keuze zelf kunt begrijpen en onderbouwen.
  • Maak gebruik van een DMS specialist die verstand heeft van uw type bedrijfsproces en ervaren is binnen uw branche.
  • Richt u niet te snel op grote spelers op de DMS markt. Voor u minder bekende DMS software en DMS dienstverleners bieden vaak oplossingen met heel eigen eigenschappen en voordelen.
  • Maak met iedereen die bij uw DMS project betrokken is over alles wat het selectietraject aangaat goede afspraken en leg die altijd vast.
  • Een goede business case is essentieel om de kwaliteit van uw keuze te kunnen bepalen. Stuur deze tijdens het project bij. Omstandigheden kunnen tijdens het project veranderen.
  • In de selectiefase is voor DMS leveranciers niets een probleem en alles kan opgelost worden. Zorg ervoor dat u doorvraagt, garanties krijgt en referenties kent. Daarmee voorkomt u dat beperkingen van een DMS pakket pas blijken als de implementatie ervan al is begonnen.
  • Beoordeel een DMS oplossing niet alleen op de specificaties van de software zelf, maar met name ook op de kwaliteit van de leverancier ervan. Na de DMS pakketselectie, wacht er een periode van intensieve samenwerking met de leverancier. Zonder voldoende ‘klik’ zal uw DMS project stroef verlopen, met alle gevolgen van dien.
  • Voorkom dat uw DMS project qua kosten en planning ontspoort. Controleer tijdens de selectiefase welke leveranciers u de meeste zekerheden bieden en realiseer u dat van ‘minderwerk’ zelden sprake is en van ‘meerwerk’ bijna altijd.
  • Het is onmogelijk om via een online selectietool of een kort telefonisch interview een DMS pakket te selecteren. De gesuggereerde ‘onafhankelijkheid’ van dergelijke diensten is in werkelijkheid niet meer dan het adviseren van oplossingen waarvoor de leverancier daarvan voor de uitkomst van dit advies betaalt.
  • Nog heel veel meer visies, tips en adviezen over DMS pakketselectie leest u in de DMS box.

Vraag over DMS pakketselectie?

Heeft u vragen over het selecteren van een DMS pakket? Neem dan contact op met de Servicedesk van het ICT informatiecentrum. Bel daarvoor 085 40 10 218 of mail naar info@informatiecentrum.nl. Wij helpen u graag bij het vinden van een antwoord.