Wat is DMS?
- Wat is document management software?
- Over toepassingen van DMS en ECM software
- Selecteer en implementeer een DMS met hulp van de ECM box
DMS staat voor document management systeem of document management software. Met een DMS kunt u de in uw organisatie aanwezige documenten optimaal beheren. Dit versnelt en optimaliseert uw werkprocessen en workflows. Bovendien worden uw documenten beter beschermd, zijn deze sneller beschikbaar en heeft u meer controle op wie welke documenten mag inzien of wijzigen. Maak hier kennis met de toepassing, betekenis en definitie van DMS software.
“Ontdek de oplossingen, toepassingen en leveranciers van DMS en enterprise content management.”
Toepassing document management systeem
Weet u hoeveel tijd medewerkers van uw organisatie per dag gemiddeld kwijt zijn aan het zoeken, vinden en verwerken van informatie en documenten? Heeft u antwoord op de vraag hoe in uw bedrijf digitale content wordt toegevoegd aan dossiers? Archiveert en verwerkt u documenten, zoals e-mailberichten en cv’s van sollicitanten, altijd binnen de geldende voorschriften en wettelijke termijnen? Lukt het u om digitale gegevens op de juiste manier vast te leggen voor interne audits en controlerende instanties? Enzovoort.
Binnen uw bedrijfsprocessen heeft u steeds meer te maken met documenten, digitale content en data. Bijna altijd is een snelle beschikbaarheid en veilige opslag van deze informatie van belang. Document management systemen faciliteren dit beheer van documenten en documentstromen. En omdat het beheer van digitale content tegenwoordig veel verder gaat dan alleen documenten, vallen de oplossingen die u daarvoor nodig heeft steeds vaker onder de noemer enterprise content management of ECM.
Structuur in digitale content
Een document management of ECM systeem brengt structuur in het beheer van digitale content. Dit doet deze software door de toegang tot en opslag van correspondentie, e-mails, presentaties en allerhande documenten en informatie te regelen. Workflows zorgen dat bij de uitvoering van taken geen stappen overgeslagen worden. Door koppelingen met ERP, HRM of CRM software, boekhoudsoftware of andere bedrijfssoftware zijn documenten ook vanuit en in andere applicaties beschikbaar.
Voorbeelden digitaal informatiebeheer
Goed digitaal informatie- en contentbeheer ondersteunt uw organisatie in de digitalisering van bedrijfsprocessen. Dit vindt u terug in toepassingen zoals:
- Documentbeheer
- E-mail management
- Versiebeheer
- Digitale postverwerking
- Contract- en inkoopmanagement
- Digitaal personeelsdossier
- Evenement- en projectbeheer
- Digitale content archiveren
- Digitale content beschikbaar via internet
Documentbeheer
Transparant en veilig beheer begint met een einde te maken aan de circulatie van allerlei versies van documenten in persoonlijke mappen van meerdere collega’s en afdelingen. Dat is met een DMS voorgoed verleden tijd. Een document komt maar één keer, geregistreerd in een centrale database, voor. Het DMS plaatst en beveiligt de documenten vervolgens automatisch op de juiste plek. Vanuit allerlei invalshoeken kunt u de documenten via full tekst search terug vinden en direct als preview in uw scherm zien. Met het oog op kwaliteitsverbeteringen en compliance aan wettelijke bepalingen biedt deze vorm van document- , relatie- en informatiebeheer overzicht en opties tot sturing. De lifecycle van een document is altijd aan te tonen.
E-mail management
Een e-mailbericht heeft dezelfde juridische status als een brief. Daarom is het belangrijk deze digitale informatiestroom centraal vast te leggen, zodat u altijd terug kunt vallen op een compleet dossier met actuele informatie en het bijbehorende e-mailverkeer. E-mail management in een DMS begint met alle binnenkomende en uitgaande mailberichten en bijlagen met een uniek kenmerk te registreren. U kunt direct de wettelijke bewaartermijn aanvinken. De informatie is vanaf dat moment gekoppeld aan bijvoorbeeld relaties en personen (intern en extern) of aan objecten zoals gebouwen en installaties. Later zijn de documenten gemakkelijk door u terug te vinden.
Versiebeheer
Voor de samenstelling van een vergaderstuk, offerte of rapport verzamelt u nu vaak van diverse collega’s of leveranciers informatie bij elkaar. Versiebeheer zorgt ervoor dat u met meerdere mensen tegelijk in concept aan bijvoorbeeld dezelfde offerte kunt werken. Hiermee stelt u de uiteindelijke definitieve versie sneller op, omdat u niet eerst zelf achter de informatie aan hoeft. Versiebeheer kunt u op alle documentsoorten toepassen en zorgt ervoor dat iedereen die toegang tot een document heeft, altijd toegang kan hebben tot de laatste versie met de meest recente wijzigingen.
“Download hier uw gratis boeken, whitepapers, checklists en adviezen over document management en ECM.”
Digitale postverwerking
De wijze waarop u gewend bent om uw post af te handelen, is met workflow in te richten in een DMS. Taken om post te lezen, te beantwoorden of op een andere manier te verwerken deelt u digitaal uit. Geldende voorwaarden en gehanteerde tijdslimieten zijn hierin op te nemen. Uiteraard kunt u of een collega een notitie plaatsen bij het document. Poststukken raken niet meer zoek en verwerking laat niet meer te lang op zich wachten. Na archivering is bij een audit nog exact te achterhalen wat er op welk moment met een specifiek poststuk is gebeurd. Voordelen van digitale postverwerking:
- Poststukken en andere informatie is plaats- en tijdonafhankelijk beschikbaar
- Kostenbesparing op tijd, ruimte, inkt & papier
- Kwaliteitsverbetering
- Status afhandeling poststukken goed inzichtelijk
- Aantoonbaar veilige opslag
- Poststukken zijn altijd vindbaar & traceerbaar
Contract- en inkoopmanagement
Bij contract- en inkoopmanagement wilt u precies weten welke afspraken er gelden, wanneer termijnen aflopen en hoe er dan gehandeld moet worden. In een DMS digitaliseert u dat proces. Alle schriftelijke afspraken, perioden, herinneringen en beoordelingen koppelt u aan leveranciers en interne medewerkers. Deze routering, ook wel werkstroom of workflow genoemd, zorgt ervoor dat u automatisch gealarmeerd wordt. Zo kan er geen stap meer overgeslagen of vergeten worden.
Digitaal personeelsdossier
Met een digitaal personeelsdossier in een DMS is van sollicitatie tot aan pensioen of uitdiensttreding een dossier op te bouwen. Alle documenten en correspondentie naar, over en van een personeelslid staan hiermee, voor zolang als de wettelijke bewaartermijn toestaat, op een centrale en streng beveiligde plek. De vertrouwelijke informatie is alleen toegankelijk voor HRM, de medewerker zelf (via een eigen persoonlijke werkruimte) en in beperkte mate voor de leidinggevende. Uiteraard maakt deze toepassing ook meestal deel uit van HRM software en vindt u daar meer informatie over op onze website over HRM systemen.
Evenement- en projectbeheer
Documenten die u bij elk evenement of project gebruikt, kunt u in een DMS koppelen aan de fase, het proces en het evenement of project. U creëert zo een ‘basisproject’ waarop u volgende evenementen en projecten kunt baseren. U hoeft alleen de naam, omschrijving en locatiegegevens in te vullen en kunt daarna de documenten aan medewerkers, leveranciers, contactpersonen, projectleden, documentatie, taken, acties, werkstromen en dergelijke koppelen.
Digitale content archiveren
Via automatische schema’s regelt u de minimale of maximale bewaartermijn van documenten en dossiers in een DMS. U kunt hierbij denken aan financiële documenten die u minimaal een aantal jaar moet bewaren, aan sollicitatiebrieven die u gelimiteerd mag bewaren zonder toestemming en aan bedrijfsdocumenten zoals jaarverslagen en beleidsstukken die u altijd moet bewaren. Na de ingestelde termijn krijgt u het document aangeboden om het handmatig of automatisch te vernietigen, over te dragen aan externe archiefopslag of te beoordelen/bewerken.
Digitale content beschikbaar via internet
Het via internet gecontroleerd beschikbaar stellen van documenten, levert u een aantal voordelen op ten opzichte van fysieke verspreiding of via e-mail. Zo heeft uw ontvanger overal veilig toegang tot zijn documenten. Ook kan hij via de preview in PDF snel kennis nemen van de inhoud zonder over de betreffende applicatie te hoeven beschikken of deze te openen. U bepaalt vooraf zelf aan welke voorwaarden een document moet voldoen voordat deze op het internet aangeboden mag worden. Bij toepassingen kunt u denken aan het uploaden van certificaten, het goedkeuren van documenten, het leveren van input of het jaarlijks laten checken van de eigen relatiegegevens en contactpersonen uit uw CRM door uw klanten.
“Nieuwe DMS oplossing? Lees alles over succesvol oriënteren, selecteren en implementeren!”
