Wat is DMS | En wat kan DMS - ICTinformatiecentrum.nl

Wat is DMS

Wat is en kan een document management systeem

Weet u hoeveel tijd medewerkers per dag gemiddeld kwijt zijn aan het zoeken, vinden en verwerken van informatie? Heeft u antwoord op de vraag hoe digitale gegevens worden toegevoegd aan dossiers? Archiveert u data zoals e-mailberichten en cv’s van sollicitanten binnen de geldende wettelijke termijnen? En hoe legt u digitale informatie vast voor interne audits en controlerende instanties? Processen en data managen heeft alles te maken met snelle beschikbaarheid van actuele informatie, overal en op het juiste tijdstip. Bij digitaal werken neemt dit belang alleen maar toe. Een document management systeem (DMS) kan hierin een belangrijke rol spelen.

Structuur in datastromen

Een DMS brengt structuur in digitale datastromen. Dit doet een DMS door toegang tot en beheer en beveiliging van correspondentie, e-mails, presentaties en allerhande documenten en informatie te regelen. Workflow zorgt dat bij de uitvoering van taken geen stappen overgeslagen worden. Uitwisseling van data met ERP-, HRM-, CRM- en/of boekhoudpakket betekent goed overzicht. Online en plaats onafhankelijk werken is een feit. Dit maakt een DMS tot de verbindende factor omdat het snelle beschikbaarheid van informatie realiseert. Daardoor verlopen uw processen efficiënter en wordt u ondersteund om uw taken gemakkelijker uit te voeren.

Wat is DMS

Voorbeelden digitaal informatiebeheer

Aan de hand van een aantal praktische voorbeelden zult u zien dat goed digitaal informatiebeheer uw organisatie ondersteunt in de digitalisering van bedrijfsprocessen. Dit vindt u onder andere terug in toepassingen zoals:

Documentbeheer

Transparant en veilig beheer begint met een einde te maken aan de circulatie van allerlei versies van documenten in persoonlijke mappen van meerdere collega’s en afdelingen. Dat is met een DMS voorgoed verleden tijd. Een document komt maar één keer, geregistreerd in een centrale database, voor. Het DMS plaatst en beveiligt de documenten vervolgens automatisch op de juiste plek. Vanuit allerlei invalshoeken kunt u de documenten via full tekst search terug vinden en direct als preview in uw scherm zien. Ook relaties en personen zijn eenvoudig te zoeken en te vinden door het geïntegreerde CRM. Met het oog op kwaliteitsverbeteringen en compliance aan wettelijke bepalingen biedt deze vorm van document- , relatie- en informatiebeheer overzicht en opties tot sturing. De lifecycle van een document is altijd aan te tonen.

E-mail management

Een e-mailbericht heeft dezelfde juridische status als een brief. Daarom is het belangrijk deze digitale informatiestroom centraal vast te leggen. Zodat u altijd terug kunt vallen op een compleet dossier met actuele informatie en het bijbehorende e-mailverkeer. E-mail management in een DMS begint met alle binnenkomende en uitgaande mailberichten en bijlagen met een uniek kenmerk te registreren. U kunt direct de wettelijke bewaartermijn aanvinken. De informatie is vanaf dat moment gekoppeld aan relaties en personen (intern en extern) en/of aan objecten zoals gebouwen, installaties o.i.d. En dus later door u en andere bevoegden ook gemakkelijk terug te vinden.

Versiebeheer

Voor de samenstelling van een vergaderstuk, offerte of rapport verzamelt u nu vaak van diverse collega’s of leveranciers informatie bij elkaar. Versiebeheer zorgt ervoor dat u met meerdere mensen tegelijk in concept aan bijvoorbeeld dezelfde offerte kunt werken. Hiermee stelt u de uiteindelijke definitieve versie sneller op, omdat u niet eerst zelf achter de informatie aan hoeft. Versiebeheer kunt u op alle documentsoorten toepassen.

Digitale postverwerking

De wijze waarop u gewend bent om uw post af te handelen, is met workflow in te richten in een DMS. Taken om post te lezen, te beantwoorden of op een andere manier te verwerken deelt u digitaal uit. Geldende voorwaarden en gehanteerde tijdslimieten zijn hierin op te nemen. Uiteraard kunt u of een collega een notitie plaatsen bij het document. Poststukken raken niet meer zoek en verwerking laat niet meer te lang op zich wachten. Na archivering is bij een audit nog exact te achterhalen wat er op welk moment met een specifiek poststuk is gebeurd. Voordelen van digitale postverwerking:

  • Poststukken en andere informatie is plaats- en tijdonafhankelijk beschikbaar
  • Kostenbesparing op tijd, ruimte, inkt & papier
  • Kwaliteitsverbetering
  • Status afhandeling poststukken goed inzichtelijk
  • Aantoonbaar veilige opslag
  • Poststukken zijn altijd vindbaar & traceerbaar

Contract- en inkoopmanagement

Bij contract- en inkoopmanagement wilt u precies weten welke afspraken er gelden, wanneer termijnen aflopen en hoe er dan gehandeld moet worden. In een DMS digitaliseert u dat proces. Alle schriftelijke afspraken, perioden, herinneringen en beoordelingen koppelt u aan leveranciers en interne medewerkers. Deze routering, ook wel werkstroom genoemd, zorgt ervoor dat u automatisch gealarmeerd wordt. Zo kan er geen stap meer overgeslagen of vergeten worden.

Digitaal personeelsdossier

Met een digitaal personeelsdossier in een DMS is van sollicitatie tot aan pensioen of uitdiensttreding een dossier op te bouwen. Alle documenten en correspondentie naar, over en van een personeelslid staan hiermee, voor zolang als de wettelijke bewaartermijn toestaat, op een centrale en streng beveiligde plek. De vertrouwelijke informatie is alleen toegankelijk voor HRM, de medewerker zelf (via een eigen persoonlijke werkruimte) en in beperkte mate voor de leidinggevende.

Evenement- en projectbeheer

Documenten die u bij elk evenement of project gebruikt, kunt u in een DMS koppelen aan de fase, het proces en het evenement/project. U creëert zo een ‘basisproject’ waarop u volgende evenementen en projecten kunt baseren. U hoeft alleen de naam, omschrijving en locatiegegevens in te vullen en kunt daarna de documenten aan medewerkers, leveranciers, contactpersonen, projectleden, documentatie, taken, acties, werkstromen en dergelijke koppelen.

Beveilig digitale data beter

Hoe beveiligt u de digitale snelwegen in en rond uw bedrijf zodanig dat het samenwerking tussen collega’s en uitwisseling met derden vereenvoudigd in plaats van bemoeilijkt? Een DMS voert de beveiliging van gegevens, die voor verschillende afdelingen en diverse functies is vastgelegd, automatisch uit. Ook bij samenwerking met externen is de toegang tot informatie perfect ingesteld.

Digitale data archiveren

Via automatische schema’s regelt u de minimale of maximale bewaartermijn van documenten en dossiers in een DMS. U kunt hierbij denken aan financiële documenten die u minimaal 7 jaar moet bewaren, aan sollicitatiebrieven die u maximaal 4 weken mag bewaren zonder toestemming en aan bedrijfsdocumenten zoals jaarverslagen en beleidsstukken die u altijd moet bewaren. Na de ingestelde termijn krijgt u het document aangeboden om het handmatig of automatisch te vernietigen, over te dragen aan externe archiefopslag of te beoordelen/bewerken.

Digitale data beschikbaar via extranet

Het via het extranet gecontroleerd beschikbaar stellen van documenten, levert u een aantal voordelen op ten opzichte van fysieke verspreiding of via e-mail. Zo heeft uw ontvanger overal veilig toegang tot zijn documenten. Ook kan hij via de preview in PDF snel kennis nemen van de inhoud zonder over de betreffende applicatie te hoeven beschikken of deze te openen. U bepaalt vooraf zelf aan welke voorwaarden een document moet voldoen voordat deze op het extranet aangeboden mag worden. Bij toepassingen kunt u denken aan het uploaden van certificaten, het goedkeuren van documenten, het leveren van input of het jaarlijks laten checken van de eigen relatiegegevens en contactpersonen uit uw CRM door uw klanten.