EIM projecten
- Wat is de beste aanpak bij EIM projecten?
- Over informatiestrategie, architectuur en informatiekwaliteit
- Bekijk welke EIM leveranciers u kunnen helpen bij uw project
Enterprise information management betreft informatiestromen in uw hele organisatie en implementeert u vanwege de omvang en complexiteit niet snel en eenvoudig. EIM projecten starten daarom minimaal met goede plannen en ideeën over uw informatiestrategie, de enterprise informatie architectuur en de informatiekwaliteit die u nastreeft. Vervolgens helpen EIM leveranciers en experts u met de daadwerkelijke implementatie van de softwareoplossingen en de verdere realisatie van uw EIM project.
“Vind alle kennis en informatie over EIM toepassingen, oplossingen en leveranciers via de EIM kennisbank.”
EIM projecten en informatiestrategie
Informatiemanagement heeft betrekking op de hele organisatie. Bijna alle medewerkers verwerken immers informatie. Om optimaal gebruik te kunnen maken van information management zijn daarom bij aanvang van uw EIM project een duidelijke visie op informatiemanagement, duidelijke doelen en een goed plan van aanpak noodzakelijk. Als EIM projecten mislukken dan is dat vaak omdat men teveel in één keer wil realiseren, zonder dat er een heldere en gedeelde strategie was bepaald.
Een goede informatiestrategie omvat alle keuzes rond informatiemanagement die de organisatiedoelen het beste dienen. Redenerend vanuit die doelen bepaalt de strategie welke informatieprocessen de meeste aandacht krijgen en aan welke hoge standaarden deze moeten voldoen. Verder worden bij de informatiestrategie de stakeholders benoemd en de beoogde resultaten gedefinieerd.
Enterprise informatie architectuur
De informatie architectuur is belangrijk onderdeel van uw EIM project. Het is de blauwdruk van de manier waarop uw organisatie met informatie omgaat. In de architectuur worden de informatieprocessen beschreven die de voornaamste bedrijfsprocessen begeleiden. Bovendien worden de soorten informatie zelf geïdentificeerd en gestructureerd. Die structuur mag niet statisch zijn, maar moet evolueren met de organisatie zelf.
Aan de structuur wordt een metadata-hiërarchie gekoppeld. De metadata wordt zoveel mogelijk automatisch gegenereerd bij de aanmaak, wijziging of ontvangst van informatie. Met de metadata wordt het beheer en hergebruik van informatie eenvoudiger. Bovendien wordt daarin beschreven welke rol de software voor informatiebeheer, procesondersteuning en opslag speelt.
“Gratis boekjes, whitepapers, checklists, artikelen, berichten en adviezen.”
Informatiekwaliteit bij EIM projecten
EIM projecten zijn alleen zinvol als de informatie die u wilt beheren van voldoende kwaliteit is. Informatiekwaliteit kan als maatstaf worden gebruikt om te bepalen welke informatie van groter of minder groot belang is voor uw organisatie. Het kan gaan om inhoudelijke criteria, zoals authenticiteit en exclusiviteit, of om formele criteria zoals volledigheid. Andersom kan informatiekwaliteit ook worden gebruikt om de voortgang ten opzichte van bepaalde doelen te meten.
Bovendien is kwaliteit voor informatie binnen uw organisatie veel belangrijker dan voor de informatie die via Google wordt gevonden. Bij een zoekopdracht op Google is het minder belangrijk wat de kwaliteit is van 99% van de resultaten, als er ten minste één relevant resultaat bij is. Bij bedrijfsinformatie is het vaak andersom en is het doel van het zoeken 100% precision and recall; alle gevonden informatie is relevant en alle relevante informatie is gevonden.
“Advies, inspiratie of hulp nodig? Deze leveranciers en experts zijn gespecialiseerd in EIM.”
Fasen van in uw EIM project
Bedrijfsbreed informatiemanagement heeft een scope die uw gehele organisatie en bijna alle werkprocessen omvat. Alle stappen die nodig zijn om informatie optimaal in te kunnen zetten, vormen samen een soort EIM levenscyclus.
- Plannen – Dit slaat niet op individuele informatie-elementen maar op de bedrijfsinformatie als geheel, onderverdeeld in categorieën. In deze fase wordt er een informatiestrategie opgesteld, waarin op basis van bedrijfsdoelen de architectuur en het beheer van informatie worden geregeld.
- Ontwikkelen – Er zijn twee manieren om aan informatie te komen: zelf creëren (Office documenten, CAD tekeningen, e-mails, tekstberichten, video’s) of verkrijgen van buiten de organisatie, zoals van klanten of leveranciers. Deze processen worden op de achtergrond ondersteund door software, waarbij context (metadata) aan de informatie wordt toegevoegd.
- Beheren – In deze fase is toegang het sleutelwoord. Informatie moet snel en eenvoudig toegankelijk zijn voor wie deze nodig heeft, maar ontoegankelijk voor onbevoegden. Bovendien moet de informatie zo beheerd worden dat deze goed met data analyse tools kan worden geanalyseerd.
- Distribueren – Is de informatie voor een bepaald publiek buiten de organisatie bestemd, dan moet deze worden verspreid via de gekozen kanalen. Maar ook binnen uw organisatie kan het nodig zijn om informatie in een specifieke vorm actief aan een afdeling of groep medewerkers aan te bieden.
- Evalueren – Nog veel meer dan document management (DMS) of proces management (BPM) houdt bedrijfsbreed informatiemanagement (EIM) zich bezig met de kwaliteit van de content. Is de informatie volledig, actueel en relevant voor de beoogde doelgroep? De terugkoppeling van deze fase wordt gebruikt voor de volgende ontwikkelfase.
- Archiveren – Deze laatste fase kan lang of kort duren, afhankelijk van de soort informatie. Personeelsdossiers moeten bijvoorbeeld tientallen jaren veilig bewaard blijven. Andere informatie is nuttig voor hergebruik, zolang versies maar goed worden beheerd. Daarnaast is er nog informatie die verplicht na een tijd (automatisch) vernietigd moet worden.
Lees verder
Enterprise information management
Wat is informatiemanagement
Informatiemanagement systemen
EIM leveranciers en adviseurs