Informatiemanagement
- Wat is informatiemanagement?
- Overzicht van toepassingen, oplossingen en het belang van optimaal informatiebeheer
- Maak kennis met EIM leveranciers, specialisten en oplossingen
Informatiemanagement heeft tot doel uw bedrijfsprocessen zo goed mogelijk gebruik te laten maken van beschikbare informatie in uw organisatie, zodat deze op de meest effectieve en efficiënte wijze kunnen verlopen. Om een optimale informatievoorziening te realiseren zijn ICT oplossingen onmisbaar. Organisaties die hun informatiebeheer op orde hebben, ondervinden daar veel voordelen van. De toevoeging ‘enterprise’ voor ‘information management’ onderstreept het bedrijfsbrede karakter van informatiemanagement.
“Gratis boekjes, whitepapers, checklists, artikelen, berichten en adviezen.”
Belang van informatiemanagement
Informatiemanagement wordt steeds noodzakelijker nu het telkens moeilijker wordt grip te houden op alle in uw organisatie aanwezige informatie. De hoeveelheid daarvan neemt sterk toe en steeds meer medewerkers kunnen informatie opslaan en delen. Het kan daardoor een lastige opgave zijn om te weten welke informatie er is en wat de juiste of meest actuele versie daarvan is. Daarnaast wordt ook aan de veiligheid van de informatie die u beheerd steeds hogere eisen gesteld. Informatiemanagement richt zich ook op die taak.
Informatiemanagement systemen
Informatiemanagement systemen bieden u inzicht in de beschikbare informatie en helpen u bij het beheer daarvan. Hierdoor kunt u op grond van betere informatie betere beslissingen nemen. Dat draagt bij aan de bedrijfsdoelen en reduceert bedrijfsrisico’s. De toepassing is bedrijfsbreed en kan gevolgen hebben voor de inrichting van werkprocessen. De EIM systemen zijn ondersteunend en nemen werk uit handen. Om de EIM software optimaal te laten functioneren moeten eerst de werkprocessen geoptimaliseerd en aangepast worden.
Belangrijke aspecten van informatiemanagement
Drie aspecten spelen een belangrijke rol bij enterprise information management: soort informatie, de bruikbaarheid van die informatie en de veiligheid ervan.
- Soort informatie
Het gaat bij informatiemanagement om het beheer van informatie die uw organisatie zelf produceert en om informatie van buiten uw organisatie waarvan u intern gebruik wilt maken. De vorm maakt daarbij niet uit. Zowel formele documenten, databases, WhatsApp-berichten, webteksten als logbestanden vallen onder informatiemanagement en kunnen met EIM oplossingen worden beheerd.
Bruikbaarheid van informatie
Het gaat om informatie die u pas voordelen oplevert als deze optimaal wordt ingezet. Dat betekent dat degenen die de informatie nodig hebben er zonder moeite over moeten kunnen beschikken. Daarvoor moet informatie soms op een andere manier worden ingezet dan aanvankelijk bedoeld. Een voorbeeld is een inkomend telefoontje van een helpdeskmedewerker, dat als input kan dienen voor een offerte van de salesafdeling. Automatische analyse en combinatie van informatie (business intelligence) helpt bij het creëren van die toegevoegde waarde.
Veiligheid van informatie
Het gaat om informatie die uw organisatie risico’s kunnen opleveren. Bedrijfsgeheimen mogen niet bekend worden, audit trails en juridische verantwoordingsinformatie moet beschikbaar blijven en persoonsgegevens moeten na verloop van tijd worden vernietigd. Informatiemanagement omvat ook deze taken, waarbij software en organisatorische maatregelen op elkaar moeten inspelen.
“Maak kennis met de oplossingen voor enterprise information management.”
Informatiemanagement en business intelligence
Business intelligence (BI) wordt ook gezien als een van de bouwstenen van bedrijfsbreed informatiemanagement. De functie van BI is het analyseren van gestructureerde data (tabellen, databases) om daar conclusies uit te trekken of voorspellingen over te doen. Doel is om op basis daarvan betere beslissingen te kunnen nemen. BI is toepasbaar in combinatie met gestructureerde data. Het is voor standaard BI oplossingen moeilijk en vaak ook onmogelijk om informatie uit ongestructureerde data (zoals documenten) te halen.
Lees meer over BI software
Informatiemanagement en business process management
Business process management (BPM) heeft ook raakvlakken met informatiemanagement en enterprise content management (ECM). ECM is gericht op het verzamelen, bewaren en beschikbaar maken van content. BPM houdt zich bezig met de sturing van processen. In tegenstelling tot ECM is bij BPM de informatie op zich minder relevant. Informatie die wordt ingevoerd, wordt gebruikt voor de besturing van werkprocessen, in een combinatie van software- en mensenwerk. De output van BPM is, behalve het werkproces zelf, bijvoorbeeld een rapportage of database. BPM en ECM vullen elkaar aan en kunnen worden beschouwd als elkaars input en output. Enterprise information management gebruikt en beheert de informatie uit beide.
Lees verder
Enterprise information management
Informatiemanagement systemen
EIM projecten
EIM leveranciers en adviseurs